Politique de vie privée

Dans le cadre de ses opérations, Sollio Groupe Coopératif (collectivement « Sollio », « nous », « nos » « notre ») collecte, utilise et communique des renseignements personnels de ses employés, membres, clients ou partenaires (« vous », « vos », « votre »).

La présente politique (la « Politique ») ne s’applique pas à aux filiales, aux partenaires, aux détaillants ni aux coopératives sociétaires ou autre membre de Sollio, lesquels sont tenus d’adopter leurs propres politiques de vie privée.

Sollio valorise le respect de votre vie privée et à cet effet, nous nous engageons à respecter et à protéger la vie privée des personnes communiquant avec nous par tout moyen de communication notamment la vie privée des utilisateurs des différents sites Web de Sollio.

Nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons un nombre important de données dans le cadre de nos activités, lesquelles pourraient contenir des renseignements personnels.

Par souci de transparence et pour rendre facilement accessibles nos politiques et pratiques en matière de traitement des renseignements personnels aux personnes concernées, nos normes de confidentialité sont expliquées de façon générale dans la présente Politique et dans certains cas, sont expliquées de façon plus exhaustive et spécifiques dans les politiques de Sollio qui sont publiées sur nos différents sites Web ou encore seraient portées à votre connaissance par Sollio au plus tard au moment de la collecte de vos renseignements personnels pour une fin en particulier (collectivement les « Politiques de confidentialité »).

Ces Politiques de confidentialité décrivent notamment :

• les raisons pour lesquelles nous pourrions recueillir et utiliser vos renseignements personnels;
• les types de renseignements que nous recueillons;
• comment nous les utilisons;
• les personnes à qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels;
• nos pratiques en matière de conservation et de destruction de vos renseignements personnels;
• les mesures de sécurité mises en place pour protéger vos renseignements personnels;
• vos droits à l’égard de ces renseignements;
• les façons de nous joindre si vous avez des questions, des commentaires ou une plainte à formuler. Il est donc de votre responsabilité d'en prendre connaissance afin d'assurer la protection des renseignements qui vous concernent lorsque vous consentez à les partager.

Il est donc de votre responsabilité d'en prendre connaissance afin d'assurer la protection des renseignements qui vous concernent lorsque vous consentez à les partager.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel et un traitement de renseignement personnel?

Dans cette politique, le terme renseignement(s) personnel(s) signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier

• Renseignements financiers : salaire, informations relatives à la paie, numéros de compte bancaire, de carte de crédit, historique des transactions, opérations, déclaration de revenus, etc.
• Renseignements d’employés ou de clients qui sont des particuliers : dossier disciplinaire, rendement au travail, renseignements relatifs aux conditions de travail, à la consommation ou tout autre renseignement de nature intime selon le contexte, etc.
• Renseignements gouvernementaux : numéros d’assurance sociale, d’assurance maladie, de passeport, de permis de travail, avis de cotisation, etc.
• Renseignements informatiques : nom d’utilisateur, code d’usager, mots de passe, adresse IP, journaux d’entrées ou de connexion, identifiants uniques, données de navigation en ligne, etc.

Dans cette Politique, le terme traitement, utilisé relativement à un renseignement personnel, désigne toute collecte, stockage, accès, utilisation, divulgation, transmission, communication, destruction et anonymisation de renseignements personnels, que ce soit sur nos systèmes informatiques ou dans des dossiers papier traditionnels.

Règles générales

La section « Règles générales » ci-dessous s’applique dès que vous communiquez vos renseignements personnels à Sollio, peu importe le moyen de communication ou votre situation.

Responsabilité

Sollio est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion. Elle nomme une personne qui s’assure de la conformité au cadre juridique applicable en matière de protection des renseignements personnels notamment prévu à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1).

Cette personne s’assure également du respect du cadre normatif (politiques, directives, procédures et normes internes) établi et mis en place par Sollio afin d’être en mesure de démontrer la conformité de Sollio aux différentes lois en matière de vie privée applicables à ses opérations.

Cette personne assume la fonction de « Responsable de la protection des renseignements personnels ».

Ses coordonnées sont inscrites à la section « Coordonnées » de la présente Politique.

Détermination des fins de la collecte et limitation de collecte et d’utilisation

Les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont déterminées par Sollio avant la collecte ou au moment de celle-ci. Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les fins communiquées lors de leur collecte, sauf exception prévue par la loi applicable. Nous limitons le type d’information que nous recueillons et que nous utilisons aux seuls renseignements personnels requis à ces fins.

Qui a accès à vos renseignements personnels?

Nous limitions l’accès aux renseignements personnels recueillis aux employés à qui il est nécessaire de donner un accès pour accomplir les fins de traitement prévues à la présente Politique.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?

Nous agissons en stricte conformité avec la législation sur la vie privée qui nous est applicable, dont, pour la province de Québec, le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé(RLRQ, c. P-39.1).

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Celles-ci tiennent notamment compte de la sensibilité de ceux-ci, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Par exemple, nous avons mis en place des politiques et directives établissant le cadre de la sécurité de l’information. Elles établissent notamment le cadre de la protection des renseignements personnels, notamment une directive de rétention et de destruction des renseignements personnels. Nos mesures de sécurité incluent, entre autres, des tests et détection d’intrusion, la surveillance 24x7, la gestion et revue des accès et la gestion des vulnérabilités et des risques.

Nous utilisons des fournisseurs qui mettent en œuvre des mesures appropriées de gestion et de protection des renseignements personnels qui leur sont confiés.

Nous utilisons des moyens commerciaux raisonnables afin de protéger l’intégrité de notre site Web et la confidentialité de l’information recueillie par quelque moyen que ce soit. Nous limitons également l’accès aux renseignements personnels que nous collectons aux personnes pour lesquelles cette information est requise aux fins de remplir les fins qui vous sont annoncées préalablement à la collecte par Sollio par l’une ou l’autre se ses Politiques de confidentialité, incluant la présente politique, ou par tout autre moyen.

Malgré les mesures de sécurité prises par Sollio pour conserver les renseignements personnels sécuritaires, il existe une incertitude reliée à une cyber-attaque illégale d’un tiers qui pourrait subtiliser sans le consentement de Sollio les renseignements personnels. Aucune méthode de collecte, de transmission ou de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Nous ne pouvons pas garantir que vos renseignements personnels ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite d’une violation de nos mesures de sécurité précitées. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des renseignements personnels que nous nous fournissez et vous le faites à vos propres risques.

Nous appliquons une politique à l’encontre de toute divulgation ou utilisation non autorisée des renseignements personnels, et nous formons nos employés à l’égard de cette politique. Les employés qui violeraient cette politique sont sujets à des mesures disciplinaires.

Au surplus, un responsable à la protection des renseignements personnels a été nommé avec qui toute personne concernée peut communiquer en tout temps pour toutes demandes d’informations, commentaires ou plaintes concernant la présente Politique ou le traitement de ses renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section « Coordonnées ».

Consentement

Nous nous assurons que toute personne concernée est informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consent, de façon implicite ou expresse, selon les exigences du droit applicable.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Bien que nos serveurs soient généralement situés au Canada, incluant ceux offrant des services infonuagiques, il est possible que nous hébergions des données à l’extérieur du Canada. Nous suivons les principes applicables en droit québécois en matière de conservation des données par des tiers.

Lorsque vos renseignements personnels se trouvent à l’extérieur du Canada, ils peuvent alors être assujettis à des lois différentes des lois canadiennes qui ne prévoient pas les mêmes protections qu’en droit canadien. Toutefois, nous y pallions en exigeant la signature d’ententes contractuelles avec nos fournisseurs de services qui nous assurent que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, notamment en regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. 

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins déterminées selon le contexte et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Sollio conserve également les renseignements personnels au moins aussi longtemps que les lois applicables l’exigent. Par la suite, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et confidentielle. Si vous voulez en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de Sollio dont les coordonnées figurent ci-dessous à la section « Coordonnées ».

Partage de vos renseignements personnels à des tiers

De temps à autre, nous pouvons divulguer à des tiers des données agrégées ou dépersonnalisées, qui ne contiennent pas de renseignements personnels ou d'autres renseignements personnels concernant des personnes identifiables.

Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers fournisseurs de services que nous avons engagés pour fournir des services en notre nom, selon nos instructions, comme des agences de publicité, des agents de marketing, des sociétés de traitement et de stockage de données ou des organisations qui fournissent des services administratifs et de soutien à Sollio,le tout à des fins qui vous auront été préalablement divulguées dans les Tableaux 1 et 2 ci-dessus ou par tout autre moyen.

Dans le Tableau 3 ci-dessous, nous avons classé par catégories les tiers à qui nous pouvons partager des renseignements personnels recueillis sur le Site Sollio.coop. et avons inclus des explications sur les fins de partage.

Tableau 3 : Communications de vos renseignements personnels aux tiers (limité aux renseignements personnels collectés via le Site web Sollio.coop)

Les renseignements collectés par les témoins de connexion mentionnés au Tableau 2 sont communiqués aux tiers mentionnés à la section « Navigation en ligne : témoins de connexion et technologies de repérage » et aux fins identifiées dans le Tableau 2

Les employés de Sollio sont avisés des renseignements personnels que Sollio communique à ses fournisseurs au moyen d’une politique à cet effet qui leur est accessible sur le réseau intranet.

Les candidats à l’embauche déposant une candidature à un poste chez Sollio sont avisés des renseignements personnels que Sollio communique aux fournisseurs au moyen d’une politique à cet effet qui leur est accessible lors du dépôt de leur candidature en ligne ou par tout autre moyen mis en place par Sollio.

Nous pouvons transmettre sans votre consentement des renseignements personnels qui sont nécessaires pour accomplir les tâches spécifiques confiées à nos fournisseurs tiers dans les circonstances où est cela est permis ou imposé par le droit applicable. Si nous fournissons des renseignements personnels, cela se fera dans des termes qui empêchent nos partenaires d’affaires de faire toute utilisation commerciale indépendante de cette information ou de les rendre publiques de toute autre façon. Nous nous assurons que nos fournisseurs s’engagent notamment à mettre en place des mesures de sécurité adéquates et à utiliser vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles nous les avons communiqués.

Il est possible dans ce cadre que des informations soient communiquées à l’extérieur du Québec. Nous limiterons la divulgation de vos renseignements personnels à ces tiers hors Québec à ce qui est raisonnablement nécessaire pour l'objectif ou le service pour lequel le fournisseur de services tiers est engagé. De plus, les ententes que nous concluons avec les tiers prévoient que ces derniers doivent fournir un niveau de protection adéquate notamment en regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.

Sollio peut également partager vos renseignements personnels avec des tiers si la loi l'exige ou le permet.

De plus, nous pourrions choisir de divulguer des renseignements personnels sans avis préalable en réponse à des requêtes des autorités ou sur demande d’une instance gouvernementale; pour répondre à une assignation à comparaître, un ordre de la Cour ou des demandes d’information d’une instance administrative; pour nous protéger ou protéger autrui; ou lorsque requis ou autrement permis par la loi. Par exemple, nous pourrions partager de l’information afin de réduire les risques de fraude ou lorsque quelqu’un utilise ou tente d’utiliser notre site Web pour des raisons illégales.

Dans le cadre d'une transaction commerciale et en respectant les exigences de la réglementation applicable, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si nécessaire, sans votre consentement préalable, aux fins de la conclusion de la transaction. Vos renseignements personnels ne seront alors utilisés qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale. De plus, les tiers auxquels des renseignements personnels sont communiqués suivant la transaction commerciale ne pourront communiquer vos renseignements sans votre consentement, devront prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels et devront détruire les renseignements personnels si la transaction commerciale n’est pas conclue. Si la transaction commerciale est conclue, nous nous assurerons de vous informer de la transaction et du transfert, le cas échéant, des renseignements personnels visés.

Sollio ne partage pas, ne donne pas, ne loue pas et ne vend pas autrement vos renseignements personnels à des tiers, à moins d'obtenir votre consentement supplémentaire à cet effet.

Collecte de vos renseignements personnels par un tiers pour le compte de Sollio

Il peut arriver que des tiers fournisseurs mandatés par Sollio et agissant pour notre compte collectent directement auprès de vous des renseignements personnels, les traitent et/ou nous les communiquent. Dans de tels cas, Sollio s’assure que ses fournisseurs appliquent les directives de Sollio en matière de collecte et de traitement de renseignements personnels. Sollio pourrait obtenir vos consentements à ces collectes par le biais de ces tiers.

Médias sociaux

Si une personne communique ou interagit avec nous via les médias sociaux (par exemple, Twitter, Facebook, Instagram, Linkedin ou Youtube), elle est avisée que tout renseignement personnel qu’elle soumet publiquement à travers des partages de notre contenu, des publications ou des commentaires mentionnant Sollio ou le contenu que nous versons sur les médias sociaux peut être lu, colligé ou de toute autre façon utilisé par toute personne qui a accès à ce forum ou qui visite l’adresse URL de la page Web sur laquelle le contenu, la publication ou le commentaire de la personne est affiché. Nous ne sommes pas responsables pour toute utilisation de cette information par tout tiers et nous référons la personne visée aux règles de confidentialité applicables pour chacun de ces médias sociaux.

Nous n’avons pas accès aux informations et renseignements personnels de nos abonnés sur les différentes plateformes sociales de Sollio (LinkedIn, Facebook, Twitter et YouTube).

Si vous communiquez ou interagissez avec nous via les médias sociaux (par exemple, Twitter, Facebook, Linkedin ou Youtube), sachez que tout renseignement personnel que vous soumettez publiquement à travers des partages de notre contenu, des publications ou des commentaires mentionnant Sollio ou le contenu que nous versons sur les médias sociaux peut être lu, colligé ou de toute autre façon utilisé par toute personne qui a accès à ce forum ou qui visite l’adresse URL de la page Web sur laquelle le contenu, votre post ou votre commentaire est affiché. Nous ne sommes pas responsables pour toute utilisation de cette information par tout tiers et nous vous référons aux règles de confidentialité applicables pour chacun de ces médias sociaux.

Exactitude des renseignements personnels

Sollio prend les mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels qu'elle recueille sont exacts, complets et à jour.

Afin de s'assurer que nos dossiers sont aussi complets et exacts que possible, vous êtes responsable de nous informer de tout changement pertinent à vos renseignements personnels, tel qu'un changement de nom ou un changement d'adresse ou d'autres coordonnées.